Proses Digitalisasi Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya
PALEMBANG, GESAHKITA COM–Kebutuhan masyarakat akan informasi terus bertambah hal tersebut dilihat dari informasi yang terus mengalir tanpa terbendung lagi. Informasi adalah sesuatu yang dinyatakan atau yang dikatakan.
Namun ada pula yang menekankan informasi sebagai transfer pengetahuan. Informasi juga sering diartikan sebagai pengetahuan yang kita temui sehari-hari. Salah satu tempat sumber informasi yang paling umum adalah perpustakaan.
Tentu saja perpustakan mempunyai beberapa jenis, salah satunya yakni perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang berada dalam naungan universitas yang bertujuan menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yakni Pendidikan, penelian dan pengabdian masyarakat.
Perlu nya Perubahan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Demi menunjang tujuan tersebut maka perpustakaan perguruan tinggi membutuhkan banyak perubahan, terutama perubahan dalam koleksi perpustakaan yang bersifat mempermudah, mempercepat dan lebih akurat.
Untuk mempermudah pemustaka dalam mencari koleksi/bahan pustaka perpustakaan hendaknya memanfaatkan teknologi informasi dalam mengelolah koleksi perpustakaan. Salah satunya yakni digitalisasi koleksi.
Digitalisasi atau yang sering disebut dengan alihmedia merupakan kegiatan pelestarian untuk menyelamatkan kandungan informasi bahan pustaka dengan cara mengalihmediakan bahan pustaka asli melalui alih media digital ke bentuk media baru seperti CD-ROM, DVD dan sebagainya.
Tahapan Digitalsasi Perpustakaan
Digitalisasi terbagi menjadi tiga tahapan, yakni: 1) Scanning, proses memindai dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya dalam bentuk berkas digital. 2) Editing, proses mengenai apa-apa saja yang perlu diedit dan dilindungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. 3) Uploading, merupakan proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library atau perpustakaan digital.
Seperti halnya Unit Pelayanan Teknis Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya yang sekarang masih dalam proses mendigitalisasikan koleksinya.
Digitalisasi koleksi ini bertujuan untuk mempermudah pemustaka dalam menjalankan pendidikan atau pun dalam mencari informasi dan melestarikan koleksi.
Koleksi yang didigitalisasikan oleh UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya ialah koleksi jenis skripsi/karya akhir mahasiswa dari tahun 2018 kebawah. Karena pada tahun 2019 mahasiswa sudah mulai meng-upload skripsi digital secara mandiri dengan peraturan yang ditentukan oleh pihak perpustakaan.
UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya
Proses ini dilakukan oleh staf dan pustakawan di bagian layanan referensi yang berjumlah empat orang, yakni: Ibu Tiara, Bapak Halim, Bapak Edi dan Bapak Irwan. Adapun beberapa tahap dalam proses digitalisasi skripsi menurut UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya, yakni:
- Proses Memindai (Scanning) Skripsi
Digitalisasi yang menjadi prioritas di UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya ialah skripsi tahun 2015 kebawah. Proses proses digitalisasi ini diawali dengan proses scanning. Proses scanning adalah proses dimana skripsi yang masih berbentuk tercetak di digitalkan menjadi bentuk pdf.
- Proses Edit (Editting) file Digital
Proses Editting ialah proses dimana pustakawan/staf memecah/konversi file hasil dari proses scanning. Proses ini dilakukan menggunakan software Adobe Acrobat Reader. Adapun beberapa tahapan dalam proses editing di UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya, sebagai berikut:
- Memecah file (konversi) hasil proses scanning menjadi per BAB.
- Mengubah nama file (rename) dengan ketentuan perpustakaan.
- Merapikan kembali file dengan menggunakan software recognition text agar lebih rapi dan bagus
3. Proses Mengunggah/Uploading skripsi
Setelah dilakukannya konvers file dengan rename yang telah ditentukan oleh pihak perpustakaan, proses selanjutnya yakni proses mengunggah/uploading. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Unggah adalah tata karma, sopan santun, ataupun aturan.
Di UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya, pemustaka hanya bisa mengakses bagian Cover, Bab 1 , dan Daftar Pustaka saja. Hal ini dilakukan untuk mengurangi adanya pembajakan atau plagialisme besar-besaran. Tetapi, jika mahasiswa sangat membutuhkan skripsi tersebut secara full teks dengan alasan sebagai bahan rujuan demi memenuhi hal tersebut perpustakaan akan memberikan hak akses penuh dengan syarat mengajukan permintaan skripsi ke perpustakaan bagian layanan referensi.
Itulah tahapan-tahapan yang dilakukan dalam proses digitalisasi skripsi di UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya. Tentunya ada beberapa kendala dalam proses ini, seperti: sumber daya manusia, anggaran dan sarana prasarana teknologi informasi. Tetapi hal tersebut tidak terlalu mengganggu karena staf di UPT Perpustakaan Universitas Sriwijaya Indralaya membagi tugasnya masing-masing sehingga hal tersebut bisa teratasi.(*)
Artikel ini ditulis oleh : Risky Andriani Mahasiswa Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora, Universitas UIN Raden Fatah Palembang
Uploader : Arjeli Sy Jr
